Facility Management – Koordination und Administration (w/m/d), Geschäftsstelle Villa Mittelhof

Der Aufgabenbereich umfasst das gesamte Spektrum des Facility Managements in der Geschäftsstelle unserer Organisation mit rund 40 Einrichtungen. Dazu gehört die Koordination mit internen und externen Partnern in der Haus- und Grundstückverwaltung. Sie tragen zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs aller technischen und infrastrukturellen Abläufe bei. Darüber hinaus unterstützen Sie den Leiter der Haustechnik und sein Team mit sechs Mitarbeitenden in allen organisatorischen und administrativen Belangen.

Sie überzeugen uns durch:

• Eine kaufmännisch-technische Ausbildung (oder gleichwertige Qualifikation)
• Mehrjährige Erfahrung im haustechnischen Bereich - vorzugsweise in einer Hausverwaltung oder ähnlichem
• Eine hohe Flexibilität und Dienstleistungsorientierung
• Eine professionelle mündliche und schriftliche Kommunikation; Verhandlungsgeschick
• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität mit Freude an der Übernahme eines abwechslungsreichen Aufgabengebiets in einer anerkannten zivilgesellschaftlichen Organisation
• Problemlösungskompetenz und teamorientiertes Verhalten
• Selbständige Arbeitsweise und exzellente Arbeitsorganisation
• Motivation, Prozesse aktiv mitzugestalten und in Richtung einer konsequenten Digitalisierung weiterzuentwickeln
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Programme
• Sehr gute Deutschkenntnisse auf C2-Niveau
• Identifikation mit den Zielen und Arbeitsbereichen des Mittelhof e.V.

Sie übernehmen Verantwortung für:

• Haus- und Grundstücksverwaltung für die Standorte und Einrichtungen im Mittelhof e.V.
• Koordination und Terminierung von Reparaturen, Instandhaltungs- und Wartungsarbeiten in Abstimmung mit dem Leiter der Haustechnik
• Einholung und Prüfung von Angeboten, Vergabe von Aufträgen und Kontrolle der Rechnungen
• Beschaffung und Koordination von Ersatzteilen und Betriebsmitteln im Rahmen bestehender Vereinbarungen
• Abwicklung und Nachverfolgung von Schadens- und Versicherungsfällen
• Bearbeitung und Pflege von Begehungs- und Investitionslisten sowie weiterer Datenlisten und -banken
• Unterstützung bei Ausbau- und Umbauprojekten in enger Zusammenarbeit mit der Haustechnik und der Geschäftsführung
• Erstellung und Prüfung von Betriebskostenabrechnungen
• Administrative Betreuung und Pflege der Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet- und Versicherungsverträge etc.
• Im Vertretungsfall Übernahme von allgemeinen Bürotätigkeiten in der Verwaltung der Geschäftsstelle

Für Ihre Fragen steht Ihnen Kathrin Hoppe, Assistenz der Geschäftsführung/Bewerbungsmanagement, unter 030/80 19 75 22 gerne zur Verfügung.

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate) mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung senden Sie bitte per E-Mail im PDF-Format an: jobs@mittelhof.org oder laden diese im Bewerbungsformular hoch.

Teilen